Выданные под отчет суммы сотрудник должен своевременно вернуть работодателю. Но что, если работник этого не сделал? Как отразить этот факт в бухгалтерском учете? Как оказалось, такие суммы можно даже списать по сроку исковой давности.

С 1 января 2012 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П; далее — Положение № 373-П). А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Таким образом, неистраченные средства работник обязан вернуть в срок, указанный в заявлении. После чего на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих дня.