В конце прошлого года налоговики утвердили форму расчета 6-НДФЛ, порядок его заполнения, а также формат, необходимый для представления отчетности в электронном виде (приказ ФНС России от 14.10. 2015 № ММВ-7-11/450@, зарегистрирован в Минюсте России 30.10. 2015). Этому предшествовали масштабные изменения по НДФЛ, внесенные в Налоговый кодекс Федеральным законом от 02.05. 2015 № 113-ФЗ, о датах получения доходов и сроках перечисления налога. К сожалению, в Порядке заполнения 6-НДФЛ нет описания того, как отражать в отчете те или иные нестандартные ситуации, связанные с расчетами по НДФЛ. На многие вопросы в этом году ответила ФНС России, выпустив с десяток писем. Статья посвящена тому, как заполнить форму 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года с учетом разъяснений налоговиков. 

Отчет по форме 6-НДФЛ должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели - работодатели, имеющие наемных работников, и налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам.

Пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса устанавливает два вида отчетности налогового агента:

1) сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, - представляется в налоговый орган не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (справка по форме 2-НДФЛ);

2) расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма № 6-НДФЛ). В расчете по форме 6-НДФЛ налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и сроки перечисления его в бюджет (п. 1 ст. 80 НК РФ).

Срок представления

Форму № 6-НДФЛ нужно представлять:

• за первый квартал – не позднее 30 апреля (за I квартал 2016 года форму 6-НДФЛ нужно представить в налоговый орган не позднее 4 мая 2016 года (письмо ФНС России от 21 декабря 2015 г. № БС-4-11/22387@));
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за девять месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Форма расчета 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@.

Общие требования к заполнению отчета

Расчет 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Данные берутся из регистров налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения 6-НДФЛ).

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, причем независимо от того, что обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129@). Представлять расчет в отношении работников этих обособленных подразделений нужно по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Если же обособленное подразделение организации не производит выплату доходов физическим лицам, то представлять «нулевой» расчет 6-НДФЛ по этому подразделению не нужно. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901. Чиновники отметили, что обязанность представлять расчет 6-НДФЛ по месту учета возникает у организаций в случае, если они в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса признаются налоговыми агентами.

Расчет состоит из разделов, каждый из которых обязателен для заполнения:

• Титульный лист;
• Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Отчетность нужно представлять в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек работодатели могут представить данный расчет сумм налога на бумажных носителях.

При заполнении формы Расчета не допускается:

• исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
• двусторонняя печать на бумажном носителе;
• скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы Расчета должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета.

Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе - дробной части десятичной дроби.

Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных полях проставляется прочерк. Например, при указании десятизначного ИНН организации в поле из двенадцати знакомест показатель заполняется слева направо, начиная с первого знакоместа, в последних двух знакоместах ставится прочерк: «ИНН 5024002119--». Дробные числовые показатели заполняются аналогично: «1234356--------.50».

Форма Расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно.

На каждой странице Расчета в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» проставляется дата подписания и подпись.

Титульный лист

На титульном листе проставляют ИНН и КПП организации (предпринимателя или другого лица, которое занимается частной практикой и признается налоговым агентом, - адвоката, нотариуса и др.). Если форма сдается по обособленному подразделению, проставляют КПП подразделения. По строке «Налоговый агент» указывают краткое или полное наименование организации в соответствии с учредительными документами (предприниматели - фамилию, имя, отчество (если имеется) полностью).

По строке «Номер корректировки» - при представлении в налоговый орган первичного Расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета, если в первичном расчете были обнаружены ошибки либо изменились данные о суммах доходов или налога, указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).

По НДФЛ нет отчетных периодов, поэтому в расчете 6-НДФЛ имеется строка «Период представления (код)». Для ее заполнения введены коды:

Так, в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2016 год по строке «Период представления» следует указать код «21». А если компания была реорганизована (ликвидирована), например, в феврале, то в строке «Период представления» нужно указать код «51».

По строке «Налоговый период (год)» - соответствующий период (например, 2016).

Также нужно указать код налогового органа по месту учета налогового агента, в который представляется Расчет:

• для организации - инспекция по месту их нахождения;
• для обособленного подразделения – инспекция о месту нахождения подразделения;
• для индивидуального предпринимателя - по месту жительства или по месту своего учета в связи с осуществлением деятельности на ЕНВД или ПСН (п. 2 ст. 230 НК РФ).

По строке «По месту нахождения (учета) (код)» проставляют код места представления Расчета налоговым агентом:

Кроме того, на титульном листе нужно также указать код ОКТМО и номер контактного телефона.

Расчет нужно заполнять по отдельно каждому коду по ОКТМО. Их перечень установлен Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (утв. приказом Росстандарта от 14 июня 2013 № 159-ст).

Если доходы выплачивает как головная компания, так и обособленное подразделение, нужно заполнить два расчета с разными кодами по ОКТМО и представить их в две налоговые инспекции - по принадлежности кодам.

Индивидуальные предприниматели указывают код по ОКТМО по месту жительства или по месту учета в связи с осуществлением деятельности на ЕНВД и ПСН (п. 1.10 Порядка заполнения 6-НДФЛ).

Раздел 1 «Обобщенные показатели» 

В Разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060 - 090, заполняется для каждой из ставок налога.

В случае если показатели соответствующих строк Раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 - 090 заполняются на первой странице Раздела 1.

По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.

По строке 020 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. В этой строке указываются все доходы, дата получения которых приходится на период представления расчета. Например, если это I квартал, то следует указать всю зарплату, начисленную за январь - март, включая часть зарплаты за март, выплаченную в апреле (п. 2 ст. 223 НК РФ, письма ФНС от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538@, от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058@).

По строке 025 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 030 - обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 040 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке. Эту сумму считают так: (общий доход (стр. 020) – общий вычет (стр. 030) х ставка НДФЛ (стр. 010).

По строке 045 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 050 - обобщенная по всем иностранным работникам, работающим по патентам, сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

Далее указывают сводные показатели по всем ставкам налога.

По строке 060 укажите общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.

Как одно лицо учитывается:

• человек, получивший в течение одного периода доходы по разным договорам;
• человек получивший доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам.

По строке 070 - общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 080 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 090 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» 

В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, предельные сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В этом разделе нужно отразить:

• по строке 100 - дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130.
• по строке 110 - дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.
• по строке 120 - дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.
• по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычита НДФЛ) в указанную в строке 100 дату. В эту сумму входит и выплаченный в середине месяца аванс;
• по строке 140 - обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

Дата фактического получения дохода - это дата, на которую доход подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ. Она зависит от вида дохода.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход.

Дата фактического получения дохода также определяется (ст. 223 НК РФ):

• как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;
• как последний рабочий день, за который начислен доход при увольнении до окончания месяца;
• как день передачи доходов в натуральной форме - при получении доходов в натуральной форме;
• как день приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае, если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
• как день зачета встречных однородных требований;
• как день списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;
• как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;
• как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.

Для всех остальных доходов дата фактического получения дохода ― это день его выплаты. Значит, при каждой выплате таких доходов у агента возникает обязанность исчислить, удержать НДФЛ, и на следующий день перечислить его в бюджет.

Например, датой фактического получения дохода (строка 100) для заработной платы уволенного сотрудника признается день увольнения. В этот же день работодатель обязан выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 140 ТК РФ). Если же работник в день увольнения не работал, то все деньги ему нужно выплатить не позднее следующего дня после того, как уволенный предъявит требования о расчете. При выплате этих сумм и удерживается НДФЛ. Заполняя раздел 2 расчета, в строку 110 следует поставить ту дату, когда осуществлены выплаты. Срок перечисления налога (строка 120) - следующий день после даты из строки 110 (или следующий рабочий день, если срок уплаты пришелся на выходной).

Дата фактического получения доходов указывается по строке 100 раздела 2 расчета. С 2016 года НДФЛ исчисляется нарастающим итогом на дату фактического получения дохода (а не по итогам каждого месяца) (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Заметим, что в форму 6-НДФЛ информация из платежных поручений не поступает. В строке 140 расчета указывается сумма удержанного налога, и неважно, какая сумма потом перечислена в бюджет.

В строку 120 проставляем срок уплаты НДФЛ - дату, не позднее которой НДФЛ должен быть уплачен по закону. Чаще всего это дата, следующая за датой в строке 110.

НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены. Значит, по строке 120 проставляется конец месяца, указанного по строке 110.

Если срок уплаты приходится на выходной день, он сдвигается на следующий рабочий день после выходных.

Данные об НДФЛ, удержанном налоговым агентом, налоговая служба самостоятельно сверяет с его карточкой расчетов по каждому сроку уплаты из раздела 2.

Например, если в отчете 6-НДФЛ отражено, что 18 февраля 2016 года удержан НДФЛ с отпускных со сроком уплаты 29 февраля, то ФНС по карточке отследит, уплачена ли эта сумма налога не позднее 29 февраля 2016 года.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Что разъяснили чиновники 

Рассмотрим разъяснения чиновников по вопросам заполнения расчета 6-НДФЛ.

ФНС России в своих письмах от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@, от 15 марта 2016 года № БС-4-11/4222@ разъяснила нюансы заполнения расчета. Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. В случае если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена.

Таким образом, в случае если работникам заработная плата за март 2016 года выплачена, например, 05.04.2016, а НДФЛ перечислен 06.04.2016, то операция отражается в разделе 1 формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 за I квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года:

• по строке 100 указывается 31.03.2016;
• по строке 110 - 05.04.2016;
• по строке 120 - 06.04.2016;
• по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году. Например, заработная плата за декабрь 2015 года выплачена 12.01.2016, в этом случае данная операция в разделе 1 формы 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 за первый квартал 2016 года отражается следующим образом:

• по строке 100 указывается 31.12.2015;
• по строке 110 - 12.01.2016;
• по строке 120 - 13.01.2016;
• по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

В письме ФНС России от 24 марта 2016 г. № БС-4-11/5106 налоговики сообщили, как заполнять расчет, если зарплата за текущий месяц выдана до его окончания. Например, если работникам зарплата за январь 2016 года выплачена 25.01.2016, то в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года эта операция отражается так:

• в строке 100 указывается 31.01.2016;
• в строке 110 ― 25.01.2016;
• в строке 120 — 26.01.2016;
• в строках 130 и 140 проставляются соответствующие суммовые показатели.

В случае если работнику отпускные выплачены 05.04.2016, то данная операция отражается в разделе 2 за полугодие 2016 года следующим образом:

• по строке 100 указывается 05.04.2016;
• по строке 110 - 05.04.2016;
• по строке 120 - 30.04.2016;
• по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

При заполнении раздела 2 по больничным и отпускным не важно, когда и за какой период они начислены. Важна только дата их выплаты. Она должна быть проставлена в строках 100 и 110. В строке 120 указывают последний день месяца (с учетом переноса, если он пришелся на выходной день), отраженного в строках 100 и 110.

В письме от 28 марта 2016 года № БС-4-11/5278 ФНС России пояснила на примере, как отразить в расчете операцию по выплате дохода в натуральной форме. Так, если этот вид дохода выплачивается работнику 01.03.2016, то данная операция отражается в строках 020, 040, 080 раздела 1 и строках 100 – 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. В разделе 2 данная операция должна быть отражена следующим образом:

• по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 01.03.2016;
• по строке 110 «Дата удержания налога» - 01.03.2016;
• по строке 120 «Срок перечисления налога» - 02.03.2016;
• по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» - соответствующий суммовой показатель;
• по строке 140 «Сумма удержанного налога» - 0.

Также налоговики отметили, что если в III и в IV кварталах выплат в пользу физических лиц не будет, то при составлении расчета за девять месяцев и за год налоговый агент должен заполнить только раздел 1, а раздел 2 расчета в данном случае не заполняется.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ смотрите в Бераторе  http://e.berator.ru/enc/vfl/90/20/30/.

Форма 6-НДФЛ

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».