Да, решили вот задаться такими философскими вопросами… И есть, кстати, над чем поразмышлять… Вместе с «размышляльщиками» из финансового ведомства.

На примере недавнего письма Минфина выведем одно важное правило. Оно поможет самим решать, годится тот или иной документ для подтверждения расходов или нет. Ведь вопрос обоснованности расходов не перестает быть актуальным.

Счет-фактура - первичный документ?

В письме от 14.04.2023 № 03-03-06/1/33601 Минфин рассматривал вопрос: можно ли счетом-фактурой подтвердить затраты по налогу на прибыль? Вопрос конкретный, интересует он многих, а ответ – как всегда. Но этот ответ на этот раз поможет нам самим разобраться, какие документы годятся для подтверждения расходов.

В ответе Минфин лишь констатировал, что, согласно пункту 1 статьи 169 НК РФ, счет-фактура - это документ, который, в случае правильного оформления, служит основанием для вычета НДС, предъявленного покупателю продавцом. И вот именно за эту фразу в письме и можно «зацепиться».

Минфин напомнил, что документацией, подтверждающей затраты, являются:

- документы, оформленные в рамках российского законодательства;

- документы, косвенно подтверждающие расходы (их список тоже не новый и повторяется во многих письмах: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе и др.).

А что относится к документам, оформленным «в рамках российского законодательства»?

Что такое первичный документ по российскому законодательству о бухучете

К первичным документам, участвующим в документообороте фирмы, согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», относятся бумаги, в которых зафиксировано совершение факта хозяйственной жизни.

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Круг замкнулся, и мы добрались до сути.

Если документ подтверждает сделку, событие, операцию, отвечает требованиям пункта 8 статьи 3 Закона № 402-ФЗ и содержит обязательные реквизиты, то он относится к первичным учетным документам.

А теперь докажем, что наш вывод правильный, на примере такого документа, как договор (тоже основано на письме Минфина, более раннем).

Договор

Договор в бумажной форме сам по себе традиционно не считается первичным документом. Он регламентирует права и обязанности сторон сделки.

Вместе с тем, ГК РФ разрешает заключать договоры в устной форме, а для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна (например, договор купли-продажи).

Как создать договор в виде первичного документа

Факт совершения хозяйственной операции договор не подтверждает. Но он может быть признан первичным учетным документом, если он:

- составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции;

- содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа;

- утвержден руководителем организации в качестве первички.

Что представляет из себя такой договор? Ничего неожиданного: договор можно составить не в виде многостраничного печатного документа, а в виде счета на оплату (инвойса). Им оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (см. письмо Минфина от 21.01.2019 № 07-04-09/2654).

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».