«Текёт? Ну и пусть текёт! Никаких проблем!» Это народный фольклор советского времени. Можно еще Афоню вспомнить, не торопившегося перекрывать кран. Но текла там вода, а не ГСМ. 

8 декабря 2023 года вступила в силу поправка к стать е 158 УК РФ («Кража»). Теперь, если предметом хищения стал облагаемый НДФЛ доход, то сумма такого налога не будет включаться в размер хищения (Федеральный закон от 27.11.2023 № 553-ФЗ). Кому-то от нее – ни холодно, ни жарко. А для кого-то...

Законопроект подготовили во исполнение позиции Конституционного суда. В декабре 2022 года КС РФ указал, что действующие нормы позволяют как исключить НДФЛ из суммы украденного, так и учитывать уплаченные налоги в составе этой суммы. Это недопустимо, так как на практике приводит к разным приговорам за хищение фактически одной и той же суммы (Постановление № 53-П).

Поездки по личным нуждам, завышение норм расхода топлива, открытый слив ГСМ, махинации на топливных складах предприятий – это малый перечень мошеннических действий, которые совершаются водителями с целью хищения топливных активов компании. Суммы разового ущерба могут колебаться от незначительных до достаточно серьезных значений. Но несомненно, что даже небольшие кражи за длительный период складываются в очень крупные убытки организации. И первоочередной задачей бухгалтерии является предотвращение как разовых прецедентов, так и систематических преступных действий.

Документы для подтверждения расходов на ГСМ

Расходы на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности и учитываются в составе «Материальных затрат» по пунктам 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации» на основании первичных документов учета.

К ГСМ относятся любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей.

Независимо от выбранной формы учета ГСМ, нормы расхода топлива нужно утвердить приказом руководителя об утверждении норм расхода ГСМ.

Если нормы расходов на ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Как рассчитывать собственные нормативы по ГСМ 

Проще всего взять за основу показатели, установленные Минтрансом в распоряжении № АМ-23-р.

Если используемой модели автомобиля в распоряжении Минтранса нет, можно рассчитать свои лимиты. Сделать это может либо начальник транспортного отдела, если такой есть в компании, либо сам водитель.

Подойдут данные из техпаспорта автомобиля или технические характеристики, указанные изготовителем. Если эти данные вам покажутся нереальными или автомобиль уже имеет большой срок службы, можно сделать контрольные замеры: в пустой банк заливается бензин, и выверяется, на какое количество километров его хватит. Полученные данные оформляют Актом контрольного замера расхода топлива, который подписывают члены созданной для этой цели комиссии.

Условия, при которых можно списать ГСМ-расходы 

Все расходы, которые бухгалтерия принимает к учету, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Условия учета в налоговой базе по прибыли расходов на ГСМ можно свести к трем пунктам:

-    ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности;

-    ГСМ должны быть оплачены;

-    должны быть оформлены все первичные документы, подтверждающие расходы.

Документы, которые нужны для учета расходов на ГСМ (2 ур)

Экономическим обоснованием норм расхода ГСМ в компании являются приказ об утверждении норм расхода ГСМ и учетная политика фирмы.

Факт расходов подтверждается путевым листом, а факт оплаты – чеками АЗС.

Для вычета входного НДС 

Но суды считают допустимым зачет НДС по расходам на ГСМ, если они подтверждены путевыми листами и кассовыми чеками.

Такие выводы содержатся в решении АС Западно-Сибирского округа от 17.12.2021 № Ф04-7669/2021 по делу А70-4528/2021, Постановлении АС Дальневосточного округа от 25.05.2023 № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021.

В Постановлении № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021 судьи назвали еще несколько документов, которые подтверждают право компании и на вычет НДС по расходам на ГСМ. Это документы об оприходовании и списании топлива в производственную деятельность: заправочные ведомости, путевые листы и товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения, данные из системы «Платон».

Эти же документы могут служить подтверждением факта использования топлива в предпринимательской деятельности, что является одним из условий для учета затрат для целей налогообложения прибыли.

Список документов для оформления расходов на ГСМ

Обязательные:

-        учетная политика компания, где есть пункт об учете ГСМ расходов (но нормативам или без них);

-        приказ об утверждении норм расхода ГСМ;

-        путевой лист;

-        цеки об оплате ГСМ.

Дополнительные (их может не быть, но они могут иметь значение для принятия в расходы по прибыли и вычета по НДС):

-        заправочные ведомости,

-        товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения,

-        данные из системы «Платон».

Расходы на ГСМ в компании на УСН 

Компании, работающие на УСН с объектом «Доходы минус расходы» вправе учесть только документально подтвержденные и оплаченные расходы:

-    в составе материальных расходов, если речь идет о транспортировке и доставке продукции;

-    в составе прочих расходов, если учитываются расходы на ГСМ для служебного автомобиля.

На каких счетах отражать ГСМ 

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо».

Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Какие факторы могут свидетельствовать о том, что совершаются хищения?

В отношении водителя в первую очередь об этом может говорить систематический необоснованный перерасход бензина, «дизельки» или газа. Не секрет, что фактический расход топлива колеблется, и достаточно существенно, в зависимости от времени года, конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.), вида используемых топлив, массы автомобиля в снаряженном состоянии и других факторов.

Вывести точную норму расхода исходя из повышающих (понижающих) коэффициентов, корректирующих влияние вышеперечисленных факторов, достаточно сложно.

К примеру, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”» (письмом Минюста России от 21.09.2009 № 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств) устанавливает возможность повышения норм при работе автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:

-    от 300 до 800 м – до 5% (нижнегорье);

-    от 801 до 2000 м – до 10% (среднегорье) и т. п.;

-    от 2001 до 3000 м – до 15% (высокогорье);

-    свыше 3000 м – до 20% (высокогорье).

Сложновато представить ситуацию, когда водитель по ходу движения отслеживает по специальному прибору – высотомеру постоянно меняющуюся высоту трассы над уровнем моря, останавливаясь, засекая в тетрадочке значения спидометра, а потом по приезде составляет большую таблицу, в которой скрупулезно рассчитывает, какое расстояние при какой высоте он ехал.

В практической деятельности в путевых листах будут некие усредненные значения, что будет приводить к возникновению отклонений нормативных данных от фактических. Однако такие расхождения должны быть небольшими (в пределах установленных для его эксплуатации норм) и не систематическими. В противном случае это первый и самый основной, хоть и не единственный, сигнал о том, что что-то у шофера не в порядке.

Признаками того, что что-то не в порядке на хранилищах ГСМ, могут стать большие расходы предприятия по данной статье, халатное оформление документации, допуск посторонних личностей в места хранения ценностей, недостачи при инвентаризации и т. п.

Еще одним звонком может стать жизнь «на широкую ногу» без наличия внятных объяснений источников средств.

Хотя этот фактор в отношении кражи ГСМ водителями может помочь не сильно, поскольку, как правило, масштабы хищений не позволяют обеспечить роскошный образ жизни. Тем не менее иногда и этот признак заставляет руководителей насторожиться.

В отношении складских работников этот фактор может служить прекрасной «лакмусовой бумажкой», выявляющей проблемные зоны.

Однако сразу стоит предупредить, что никаких контрмер к работнику на основании только одних подозрений применить не удастся. И это обосновано. Иначе средство борьбы за справедливость очень быстро может превратиться в средство закабаления работников.

ПРИМЕР 1. ОФОРМЛЯЕМ ПЕРЕРАСХОД
 В ходе контрольных мероприятий был выявлен непроизводственный перерасход топлива на сумму 22 121 рубль.

	 Данные непроизводственные расходы были отражены в учете следующим образом:

	 ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 10-3 «Топливо»

	 — 22 121 руб. – списана стоимость ГСМ, израсходованного на непроизводственные нужды.

	 Если ущерб будет относиться на конкретного виновника хищения, то сумма убытка будет относиться на счет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
 

Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность уволить работника по инициативе работодателя в случае совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (подп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

 ПРИМЕР 2. ВОЗМЕЩЕНИЕ УЩЕРБА ДЕЙСТВУЮЩИМ РАБОТНИКОМ
Так как виновным является работник предприятия, то суммы выявленных непроизводственных расходов будут относиться на соответствующий счет:

	 ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

	 — 22 121 руб. – убытки предприятия отнесены на виновное лицо – работника предприятия.

	 В дальнейшем удержание из заработной части работника всей суммы или ее части будет отражаться так:

	 ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

	 — 22 121 руб. – убытки предприятия, отнесенные на виновное лицо – работника предприятия, удержаны из его зарплаты.

	 Если же к этому времени работник уже уволился, то будет использоваться счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» для ведения последующего учета расчетов по возмещению нанесенного ущерба.
 

Наличие всего лишь подозрения не является, как вы видите, основанием для увольнения. Более того, даже возбуждение уголовного дела до момента появления приговора (постановления) суда, к тому же вступившего в силу, также не даст возможности уволить нечистоплотного специалиста.

Отстранить от работы тоже не получится. Статья 76 Трудового кодекса РФ «Отстранение от работы» не предусматривает возможности отстранения на основании подозрений, на основании возбуждения уголовного дела. В результате работодатель вынужден держать на работе недобросовестного работника, к которому не испытывает ни малейшего доверия.

ПРИМЕР 3. ВОЗМЕЩЕНИЕ УЩЕРБА БЫВШИМ РАБОТНИКОМ
Воспользуемся данными предыдущего примера. Предположим, что виновное лицо к моменту вынесения руководителем решения о взыскании уволилось.

	 В учете закрытие счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в этом случае будет отражено такой проводкой:

	 ДЕБЕТ 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

	 — 22 121 руб. – убытки предприятия отнесены на виновное лицо, не являющееся работником предприятия.

	 В дальнейшем поступление денежных средств от виновного будет отражаться так:

	 ДЕБЕТ 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» и др. КРЕДИТ 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

	 — 22 121 руб. – убытки предприятия, отнесенные на виновное лицо, не являющееся работником предприятия, погашены путем внесения денежных средств в кассу предприятия, на расчетный счет.
<
 

Вполне может возникнуть и такая ситуация, когда полностью удержать все суммы с нечестного работника не получится.

А попытка все же отстранить или уволить запятнавшего себя работника приведет лишь к тому, что будет допущено нарушение норм трудового законодательства. В итоге подобный кадр сможет и восстановиться на работе, и получить компенсацию за вынужденный прогул, да еще и возмещение морального вреда. Как вы видите, перспективы нерадостные.

Правда, есть еще один вариант, хоть и не самый простой. Работник в соответствии со статьей 76 Трудового кодекса РФ может быть отстранен от работы по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Статья 114 Уголовного-процессуального кодекса предусматривает возможность временного отстранения от должности. При необходимости временного отстранения от должности подозреваемого или обвиняемого следователь с согласия руководителя следственного органа, а также дознаватель с согласия прокурора возбуждает перед судом по месту производства предварительного расследования соответствующее ходатайство, на основании которого в течение 48 часов судья выносит постановление о временном отстранении подозреваемого или обвиняемого от должности или об отказе в этом.

ПРИМЕР 4. ЧАСТИЧНОЕ УДЕРЖАНИЕ
Предположим, что виновное лицо компенсировало лишь часть растраченного, а сумму в размере 10 500 рублей взыскать невозможно. Или есть решение суда, который отказал во взыскании.

	 В учете будет отражено:

	 ДЕБЕТ 91-2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

	 — 10 500 руб. – списана сумма расходов, не возмещенная виновным лицом.

	 Если в дальнейшем ситуация изменится, например, суд все же примет соответствующее решение, то в учете будет сделана исправительная запись:

	 ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» КРЕДИТ 91-1 «Прочие доходы»

	 — 10 500 руб. – сумма списанных расходов, не возмещенная виновником, по новым обстоятельствам вновь отнесена на расчеты с виновным лицом.

	 Вполне обоснованной будет и позиция организации, согласно которой виновник должен не только возместить покупную стоимость ГСМ, но и компенсировать расходы, связанные с их доставкой и хранением. Некоторые организации учитывают и инфляционные процессы, и то, что организация недополучила определенную норму прибыли. А разрешает ли законодательство взыскивать с виновного что-то, кроме покупной стоимости актива?

	 Статья 238 Трудового кодекса РФ определяет, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

	 Таким образом, ни влияние инфляции, ни то, что продажная стоимость ГСМ гораздо больше, не будут учитываться при оценке нанесенного ущерба. А вот расходы, понесенные при доставке, хранении и т. п., документально обоснованные, учесть можно, так как они соответствуют понятию прямого действительного ущерба.

	 Некоторые специалисты предлагают учитывать эту разницу сразу на счете 91-1 «Прочие доходы», что, на наш взгляд, является неправильным. Дело в том, что отражение в учете недостачи происходит нередко задолго до вынесения решения руководителем, совершенно точно – задолго до вынесения решения суда. Кроме того, не факт, что даже в случае наличия решения суда с недобросовестного товарища, который нам совсем не товарищ, получится что-либо взыскать. Таким образом, относить до момента взыскания суммы компенсации на доходы организации будет необоснованным.

	 При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих активов разница между покупной стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».
 

Однако обратим внимание, что обычно цель отстранения подозреваемого (обвиняемого) от занимаемой должности заключается в том, чтобы вышеуказанное лицо не воспрепятствовало процедуре производства предварительного расследования и в силу занимаемой должности не воздействовало на потерпевших и свидетелей; не изъяло и не уничтожило предметы и документы, носящие на себе следы расследуемого преступления.

ПРИМЕР 5. ОТРАЖАЕМ РАЗНИЦУ
Сумма убытка от кражи составила, по данным учета, 27 869 руб. Однако бухгалтерией был сделан расчет расходов, понесенных при приобретении ГСМ. Эта величина составила 589 руб. Виновное лицо согласилось возместить эти суммы. В счет возмещения в отчетном месяце в кассу было внесено 1000 руб.

	 Бухгалтер применил следующую корреспонденцию счетов:

	 ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

	 — 27 869 руб. – убытки от кражи отнесены на виновное лицо;

	 ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» КРЕДИТ 98 «Доходы будущих периодов»

	 — 589 руб. – отражена разница между стоимостью топлива по данным учета и суммой возмещения убытка.

	 По мере взыскания с виновного лица причитающейся суммы указанная разница будет списываться со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».

	 ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

	 — 1000 руб. – внесено в кассу предприятия виновным лицом в счет возмещения убытка.

	 Бухгалтер отнес на финансовый результат предприятия сумму 21,13 руб. (589 руб. : 27 869 руб. × 1 000 руб.):

	 ДЕБЕТ 98 «Доходы будущих периодов» КРЕДИТ 91-1 «Прочие доходы»

	 — 21,13 руб. – отражена полученная разница между стоимостью ГСМ по данным учета и суммой возмещения убытка.

	 Может быть и так, что похищенное топливо найдено и возвращено владельцу.
 

Заработная плата не подлежит начислению за весь период отстранения подозреваемого, обвиняемого от должности, при этом государством гарантируется соблюдение прав подозреваемого, обвиняемого, которому в данное время назначается ежемесячное пособие, выплачиваемое в соответствии с пунктом 8 части 2 статьи 131 УПК РФ.

ПРИМЕР 6. ВОЗВРАТ ПОХИЩЕННОГО
 В результате следственно-розыскных мероприятий были найдены пропавшие со склада бочки топлива стоимостью 7420 рублей.

	 После передачи найденных бочек предприятию бухгалтер сделал в учете такие проводки:

	 ДЕБЕТ 10-3 «Топливо» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

	 — 7420 руб. – отражена стоимость возвращенного ГСМ.

	 Эти расходы являются процессуальными издержками, возмещаемыми за счет средств федерального бюджета либо средств участников уголовного судопроизводства.

	 В связи с этим возникает вопрос: может ли быть отстранен от работы водитель?

	 Мнения экспертов разнятся. Одни считают, что не могут быть отстранены от работы подозреваемые, обвиняемые, не являющиеся должностными лицами (например, рядовые офисные клерки, продавцы, водители, другие рабочие и рядовые служащие).

	 У других экспертов иное мнение. Они считают, что простые специалисты в той или иной области профессиональной деятельности (например, бухгалтеры, учителя, врачи, водители) могут быть отстранены от работы по специальности. Таким образом, далеко не факт, что отстранение признают правомерным.
 

Как выявить хищение

Как же выявить хищение и как его оформить? Ведь любые подобные обвинения в адрес работника должны быть документально подтверждены. В отношении водителя необходимо уделить внимание тщательному анализу его путевых листов. Необходимо сверить все его маршруты на предмет реальности и соответствия производственным целям. Часто бывает так, что маршруты расписаны вполне «производственные», вот только непосредственные начальники работника в эти дни его туда не посылали. Или вообще работник указывал «дутые» организации, с которыми фирма не сотрудничала.

Важно сверить время и даты заправок машины. Например, рабочий день до 18:00, а заправки систематически осуществлялись после 20:00 или в выходные дни. Маршруты должны быть проверены на правильность километража и рациональность.

Так, встречались случаи, когда между пунктами А и Б указывалось в путевых листах расстояние условно 120 км, в то время как фактически расстояние составляло 105 км. Или километраж был указан правильно, но маршрут почему-то указывался наименее логичный, более длинный, с объездом.

Чеки АЗС необходимо проверять и по другому признаку. Сейчас подделки малореальны, но раньше были случаи представления чеков, которые по некоторым признакам вызывали подозрения. То есть, например, работник сдавал чек от некой АЗС № 5. Вот только при тщательной проверке оказывалось, что по маршруту следования водителя таких АЗС просто физически не существовало.

На это необходимо обращать внимание и в настоящее время, даже если чек не вызывает сомнений. Дело в том, что документ с заправки может быть вполне реальным, вот только, судя по дате и времени, представлен с АЗС, расположенной совершенно в противоположной стороне от маршрута работника.

При разборе ситуации выяснилось, что чек на существенную сумму водитель попросил у своего знакомого, заправившегося для личных нужд.

Все странные и подозрительные факторы могут свидетельствовать о недобросовестности работника.

Далее стоит потребовать объяснительную о причинах постоянного большого расхода ГСМ. На основании этой объяснительной может быть назначена комиссия для контрольного замера расхода топлива.

Если уже возникли подозрения, возможно, стоит, чтобы члены комиссии, не пожалев времени, проехали по реальному стандартному маршруту работника, фиксируя показатели пробега и топливного бака. В этом случае такую проверку лучше сделать внезапной.

Вообще, как нетрудно понять, добросовестный и систематический подход к контролю путевых листов, расходу топлива и остатков ГСМ, проверки документов по существу (маршрутов, наличия разрешений руководства, времени заправок и т. п.), анализ данных автоматизированных систем контроля транспорта изначально дает возможность устранить возможности для хищений.

Чтобы выявить недостачу на складе организации, необходимо провести инвентаризацию.

Взыскать сумму ущерба можно только с согласия работника. При отсутствии его согласия данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что присутствует вина работника в этом перерасходе.

Относительно результатов выявленных хищений руководитель предприятия принимает необходимое решение. Нередко из-за больших сложностей с привлечением виновных к ответственности заявление в органы милиции не подается. По согласованию сторон или по другим благовидным поводам нерадивый работник увольняется.

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».