Каждый сталкивался с тем, что почта теряла письма. Неприятная ситуация, если были отправлены важные документы или сведения, которые существуют в единственном экземпляре. Что же делать в данном случае?

Назначаем ответственное лицо

Чтобы иметь возможность контролировать факт отправки и получения корреспонденции, лучше всего назначить ответственное лицо, которое будет осуществлять контроль данных действий и организовывать поиск при необходимости.

Что должен делать «контролер»?

Сотрудник должен собрать все письма и осуществить их отправку. Также он собирает все квитанции об отправлении и передает их в бухгалтерию (копии оставляет себе). Отслеживает возвращение уведомлений о вручении, если письма были заказными или с объявленной ценностью. При отсутствии таких уведомлений сотрудник принимает решение о поиске и организует его.

Как искать?

Если письмо было простое, то необходимо связаться с контрагентом и узнать, дошло ли оно. В случае подтверждения факта получения лучше всего попросить партнера представить письменный ответ. При отсутствии письма придется предъявлять претензию к почтовой организации.

При поиске письма заказного или с объявленной стоимостью можно воспользоваться Интернетом. У почты существует официальный сайт www.russianpost.ru, на котором предоставляется информация о ходе пересылки писем и посылок.

Необходимо зайти в раздел «Услуги и сервисы», далее найти подраздел «Отслеживание почтовых отправлений». При его открытии будет выведена страница «Поиск по почтовому идентификатору».

На данной странице в специальное поле вводится почтовый идентификатор (состоит из 14 символов), который указывается на чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления. При этом цифры вводятся без пробелов, точек и каких-либо других символов.

После внесения идентификатора нажимаем кнопку «Найти», на экране появится таблица.

В данной таблице должно быть отражено, доставлено ли письмо. При отсутствии информации о доставке отражается его местонахождение в настоящий момент.

Если по отправленной корреспонденции нет никакой информации или нарушены сроки по доставке, то можно подать заявление о розыске почтового отправления или претензию о возмещении ущерба.

Предъявление претензии или заявления

Чтобы подать заявление или претензию, необходимо взять бланк в почтовом отделении или скачать его с сайта (на странице «Поиск по почтовому идентификатору» в правом нижнем углу находим подраздел «Обращение пользователей услугами ФГУП «Почта России», в нем представлены все необходимые бланки).

Форма бланка унифицирована, в нем можно указать только о необходимости поиска отправления, или только требование о возмещении ущерба или все вместе. К данному документу должна быть приложена квитанция или ее копия.

Заявления по розыску принимаются в любом отделении почты.

Заявления по розыску вместе с претензией принимаются только по месту подачи и выдачи отправления.

Далее ждем ответ от почты, который представляется:

•  на претензии по отправлениям в пределах одного населенного пункта - в течение пяти дней;
•  на претензии по всем другим почтовым отправлениям - в течение двух месяцев.

Поиск корреспонденции

1.  Принятие решения о поиске
2.  организация поиска
3.  Простое отправление
4.  Отправление заказное или с объявленной стоимостью
5.  Связываемся с контрагентом
6.  Заходим на сайт почты
7.  Получаем ответ
8.  Положительный
9.  Отрицательный
10.  Услуги и сервисы
11.  Просим представить официальное подтверждение факта получения
12.  Предъявляем претензию
13.  Отслеживание почтовых отправлений
14.  Ждем ответ
15.  Поиск по почтовому идентификатору
16.  Вводим необходимые данные
17.  Просматриваем полученную информацию
18.  Доставлено
19.  Утеряно, нет информации
20.  Предъявляем претензию
21.  Ждем ответ

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».