Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.
Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.
Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.
Пример
В марте ЗАО «Актив» принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции.
Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе НДС – 1890 руб.
Для оплаты представительских расходов работнику «Актива» Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.
При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру «Актива» надо сделать запись:
Дебет 71 Кредит 50-1
– 15 000 руб. – выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.
Расходы «Актива» на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб.
Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:
180 000 руб. х 4% = 7200 руб.
Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:
7200 руб. х 18% = 1296 руб.
При отражении представительских расходов бухгалтеру «Актива»
следует сделать записи:
Дебет 19 Кредит 71
– 1890 руб. – учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1296 руб. – произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);
Дебет 44 Кредит 71
– 10 500 руб. (12 390 – 1890) – учтены представительские расходы;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 594 руб. (1890 – 1296) – списан НДС, не принимаемый к вычету;
Дебет 50-1 Кредит 71
– 2610 руб. (15 000 – 12 390) – Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.