Как организовать учет и документов, если часть из них ведется в электронном формате? Как хранить такие документы? Как обеспечить связь между бумажным и электронным архивом документов?
Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают возможность создавать единые базы документов, программы облегчают процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных.
Программы учета документов должны обеспечивать надежное хранение электронных бумаг в виде записей в базе данных с возможностью мгновенного поиска информации по различным критериям. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе, в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан копии документа или файлы.