Личные дела (далее – ЛД, дело) в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05. 2005  № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, не смотря на это, ЛД ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие ЛД упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (пп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10. 2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел самостоятельно. В нем можно отразить состав ЛД, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.