Реализация права работника на отдых влечет за собой обязанность работодателя по документальному оформлению графика отпусков согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Отсутствие графика является нарушением трудового законодательства, поэтому компанию могут оштрафовать на 30 000–50 000 руб., а ее руководителя на сумму 1000–5000 руб. согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Статья 123 ТК РФ устанавливает порядок утверждения и исполнения графика отпусков:
- график должен быть готов и утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года, т.е. до 17 декабря;
- при наличии в организации профсоюза – учесть мнение его выборного органа;
- график отпусков обязателен для работника и работодателя;
- о времени начала отпуска работника должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала;
- некоторые категории работников имеют право на иную длительность и выбор времени отпуска.
Уже три года компании имеют право не пользоваться унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Можно разработать собственную форму графика с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтвердил Роструд в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.