Руководитель компании вправе поощрять работников не только премиями, но и подарками.  Если речь идет о покупке таких-то товаров, предметов, услуг, не имеющих никакого отношения в деятельности компании, их все равно желательно провести по бухучету. Это важно в том случае, когда закупка проведена с расчетного счета. 

Чтобы понять во сколько на самом деле «обойдется подарок», выданный работнику, нужно определится имеет ли он отношения к системе оплаты труда и на каких условиях выдан.

Условно подарки сотрудникам можно разделить на три вида:

1. Подарки за качественную работу. Такие поощрения всегда связаны с производственными достижениями. Например, за перевыполнение планов. Их относят к оплате труда.
2. Подарки к праздникам, юбилеям и значимым событиям в личной жизни работника. Например, подарок по случаю свадьбы или рождения ребенка. Их не относят к оплате труда.
3. Подарки детям сотрудников. Чаще всего их дарят в новому году. Такие подарки не иеют отношения к оплате труда.

Подарки, не предусмотренные введенной в компании системой оплаты труда, не имеющие отношение к качеству работы и достижению определенных показателей учесть в расходах не получится. А вот НДФЛ придется заплатить, скорее всего, за свет средств компании.

Подарки закуплены со счета компании централизовано

Подарки, закупленные с целью поощрить работников не предназначены для использования их в производственной деятельности или перепродажи. Они не будут приносить компании доход в будущем. Поэтому, они не соответствуют условиям признания активов в бухучете. 

Стоимость таких подарков на счетах учета активов не отражается. То есть, не нужно применять бухгалтерские счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары». 

Но, поскольку пункт 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации» позволяет принять затраты на покупку подарков в составе прочих расходов, их нужно провести по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- произведена оплата подарков;

ДЕБЕТ 91, СУБСЧЕТ «ПРОЧИЕ РАСХОДЫ» КРЕДИТ 60

- учтена стоимость подарков в составе прочих расходов.

Если вами важно следить за движением подарков, можно организовать их учет на забалансовом счете. 

Обычно, подарки долго не лежат на хранении, их выдают в течение месяца после покупки. В таком случае, отдельно учитывать их не нужно.  

В случае, когда закупили подарки к праздникам заранее, за несколько месяцев и планируется выдавать их частями из-за большого количества работников, для контроля можно использовать забалансовый счете. Например, например 013 (если 012 «занят» для контроля учета малоценки).

Тогда добавляются такие проводки:

ДЕБЕТ СЧЕТА 013 «ПОДАРКИ»

- отражена покупки товаров на забалансовом счете;

КРЕДИТ СЧЕТА 013 «ПОДАРКИ»

- отражена выдача подарков сотрудникам (детям сотрудников).

Подарки выданы из имеющихся у компании ТМЦ

Нередко компании сами производят или закупают для ведения деятельности товары, которые будут желанными подарками для работников. 

ТМЦ, которые стали подарками изначально уже были учтены бухгалтерий на счетах учета активов. В таком случае, их стоимость просто нужно списать при передаче на дарение в дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» с соответствующих счетов, на которых они учтены изначально.

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 91, СУБСЧЕТ «ПРОЧИЕ РАСХОДЫ» КРЕДИТ 01 (10, 41, 43)

- учтена в расходах себестоимость подаренных ТМЦ.

НДС с подарков

При передаче подарков сотрудникам или их детям нужно начислить НДС. Вручение подарков, с точки зрения налоговиков, является безвозмездной реализацией. А, по нормам п. 1 ст. 146 НК РФ, безвозмездная передача является операцией, облагаемой НДС. Этой позиции придерживается и Минфин в письмах от 15.11. 2021 г. № 03-01-10/83519, от 16.12.2021 № 03-07-11/102497. Дата реализации — день вручения подарков работникам или их детям.

При этом неважно, произведен ли товар (подарок) самой компанией или куплен у третьих лиц. 

Тут речь, конечно, только о тех компаниях, которые находятся на общей системе налогообложения. При этом, компания имеет право принять на вычет входящий НДС по таким подаркам. Если же фирма применяет УСН, то НДС с подарков сотрудникам у нее не будет.

Для отражения НДС потребуются проводка:

ДЕБЕТ 91, СУБСЧЕТ «ПРОЧИЕ РАСХОДЫ» КРЕДИТ 68, СУБСЧЕТ «НДС»

- начислен НДС с безвозмездной передачи подарков сотрудникам.

Налоговая база при передаче подарков сотрудникам определяется по их рыночной стоимости  (п. 2 ст. 154 НК РФ). В порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ, с учетом акцизов для подакцизных товаров и без включения в них НДС. 

Это правило определенно выполняется, если компания не дарит работникам продукцию собственного производства, а покупает подарки у сторонних поставщиков.

НДС нужно заплатить – по итогам того квартала, в котором подарки были переданы безвозмездно.

Начисляют НДС проводкой:

ДЕБЕТ 91 СУБСЧЕТ «ПРОЧИЕ РАСХОДЫ» КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС»

– начислен НДС со стоимости подарков.

Для принятия НДС к вычету есть несколько условий: 

• Купленные товары должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС.
• Купленные товары должны быть «приняты к учету».
• У фирмы есть документы, подтверждающие право на вычет. В обязательном порядке это счет-фактура, полученный от поставщика.

Безвозмездная передача подарков сотрудникам – это облагаемая НДС операция. Если вы подарки приняли на учет, счет-фактуру получили - все условия выполняются, значит есть право на вычет входного НДС со стоимости подарков работникам на общих основаниях (п. 1, 2 ст. 171 НК РФ).

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- учтен НДС со стоимости купленных подарков;

ДЕБЕТ 68, СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19

- принят к вычету НДС, уплаченный поставщику.

Поскольку при передаче подарков, они отражаются по стоимости покупки, сумма исчисленного НДС будет равна сумме НДС, принятого к вычету. Поэтому НДС к уплате не образуется.

Можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль

Здесь на первое место «выходит» вопрос о типе подарка: связан он с производственной деятельность или нет.

Если подарки включены в систему оплаты труда, выдаются в качестве поощрения на добросовестную и качественную работу, их можно отнести к расходам на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ.

Если подарки выданы к празднику или события, при этом никак не связаны с результатом труда, списать их стоимость в расходы налоговой базы по прибыль нельзя. Поскольку в этом случае, речь идет о безвозмездной передаче. А такой тип расходов прямо запрещен пунктами 16, 21 статьи 270 НК РФ. 

Поскольку в налоговом учете стоимость подарков, не относящихся к оплате труда, не признается в расходах, то на основании ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. № 114н), в бухгалтерском учете возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО). 

Оно отражается проводкой:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68, СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ»

– отражено постоянное налоговое обязательство.

Сумма ПНО будет участвовать при формировании текущего налога на прибыль, отражаемого в отчете о финансовых результатах.

Компании на УС могут учесть стоимость подарков в расходах только при условии, что вы оформляете подарки (их стоимость) как премирование за качественный и добросовестный труд (письмо Минфина РФ № 03-03-06/2/26/291 от 02.06.2014 г.)

В Налоговом кодексе в перечне разрешенных расходов для применения УСН подарков нет. 

НДФЛ и страховые взносы

Когда работникам вручаются подарки в качестве поощрения за труд, они расценивается как часть заработной платы, и НДФЛ взимается в общем порядке. НДФЛ удерживают с ближайшей выплаты зарплаты.

Не облагаются НДФЛ подарки, выданные к каким-то событиям, если их суммарная стоимость не превышает 4000 руб. в год (п. 33 ст. 217 НК РФ). Со стоимости подарков, превышающей 4000 рублей на человека (суммарно за год), нужно начислить и удержать НДФЛ. 

Аналогичным образом, на ценные подарки, которые вручаются в качестве поощрения за труд, страховые взносы начисляются, как на суммы оплаты труда (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). При выдаче подарков работникам к определенному событию, страховые взносы не начисляются, если правильно оформить документы.

Если подарок дешевле 3000 руб., нужно проверить, чтобы из документов (приказа, положения и пр.) было видно, что передача подарка производится в рамках дарения (ст. 572 ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3000 руб., то, чтобы избежать начисления страховых взносов, с каждым работником нужно оформить договор дарения в письменном виде (см. письмо Минфина от 31 октября 2022 г. № 03-04-06/105519).

Документы, которые нужно оформить, если подарок вручен в рамках трудовых отношений

Изначально нужно, чтобы выдача подарков была предусмотрена и описана в локальных актах компании либо зафиксирована в трудовом или коллективном договоре. Допустимо включать такой пункт в Положение об оплате труда или в Положение о премировании.

Если подарки будут дороже 3000 руб., нужно оформить договор дарения в письменном виде с каждым работником. Хотя, если вы будете с подарков платить страховые и НДФЛ, а это обязательно, ведь идет о подарках в рамках трудовых отношений, вряд ли налоговики будут требовать договоры.

Хорошо, если в локальных нормативных актах компании будут прописаны:  

• порядок закупки подарков, если это делается централизованно;
• их вид, тип, назначение (какие-то характеристики, на ваш выбор);
• примерная стоимость;
• кому из сотрудников будут выдаваться подарки: всем, отделам или сотрудникам определенных должностей;
• поводы для выдачи подарков: праздничные дни, дни рождения, юбилее, значимые для компании даты и т.п.
• выдача подарков детям сотрудников с указанием характеристик подарков и возраста детей;
• другое.

Затем перед выдачей подарков руководитель компании должен издать приказ, в котором должен быть приведен список одаряемых работников. Можно сразу составить один приказ на закупку и выдачу подарков. 

Раздавать подарки нужно по ведомости, в которой каждый работник ставит свою подпись. А сама ведомость должны содержать такие данные:

• наименование подарка;
• ФИО сотрудника;
• дата выдачи;
• подпись сотрудника.

Документы, которые нужно оформить, если подарок вручен вне трудовых отношений

Для выдачи подарка стоимость более 3000 руб., нужно оформить договор дарения в письменном виде, это поможет избежать уплаты страховых взносов.  НДФЛ все равно придется платить.

Для выдачи подарков, также как и предыдущем случае потребуется приказ, он может быть один приказ и на закупку, и на выдачу подарков и ведомость выдачи. 

Образец приказа на выдачу подарков

Списки сотрудников, которым будут вручены подарки, оформляется оформлены в виде приложения к приказу.

Пример ведомости на выдачу подарков

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».