Не продукты в холодильнике – не испортятся, и не отравишься. А вот выбросишь раньше – пожалеешь.

Документы налогового учета хранят 5 лет. Но некоторые нужно хранить дольше.

Их можно объединить в 3 группы.

Общий срок хранения документации по налогам

Для хранения документов по налогам статья 23 НК РФ предусматривает пятилетний срок. Есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев – когда 4.

Первая группа 

Документы, подтверждающие сумму налогового убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Это все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

По совокупности двух норм НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) сохранность документов, подтверждающих размер убытков, нужно обеспечить в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Вторая группа 

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

 Третья группа

Счета-фактуры

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок их хранения регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26.12. 2011 № 1137.

Счета-фактуры за налоговый период должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления или получения.

Срок начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Пример отсчета срока
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру от 2 июля 2024 г.

	 Этот счет-фактура отражен в декларации за 3 квартал 2024 года.

	 Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2024 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2029 г.
 

Срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 НК РФ, с исключениями). То есть, если вы заявите вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше.

При переносе на максимально разрешенный срок хранить счет-фактуру вам придется фактически 8 лет.

Пример увеличения срока хранения
Например, для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2024 г.

	 Поставщик предъявил счет-фактуру от 2 июля 2024 г.

	 Фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2025 г.

	 Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2025 г. и закончится 30 сентября 2030 г.
 

Напомним, вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг).

Переносить вычеты по предоплатам НК РФ запрещает.

Как определить срок хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

Начало течения срока хранения документа определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Например, при выставлении счета-фактуры срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему НДС.

При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Что делать, если срок хранения документов истек (2 ур)

Если срок хранения истек, документы можно уничтожить. Для этого составьте акт, в котором перечислите названия и количество дел с документами на утилизацию. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.

Комиссия должна зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку и составляет еще один акт об уничтожении документов.

Организация может уничтожить документы следующими способами:

- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Так, вы можете:

- хранить документы «на фирме»;

- сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).

Такая необходимость возникает из-за того, что инспекторы могут потребовать эти документы при повторной выездной (камеральной) проверке, а также других мероприятиях налогового контроля – проверка деятельности организации или ее конкретных сделок (ст. 89 и 93.1 НК РФ).

Эта статья закона поможет вам избежать дополнительных перепроверок, однако есть случаи, при которых она не действует, а именно:

- если подлинники документов после налоговой проверки были возвращены организации;

- если изъятые в ходе проверки документы утеряны вследствие непреодолимой силы.

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».