Все работодатели обязаны представлять в Социальный фонд России подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, если произошли кадровые изменения. Вот только с определением этих кадровых изменений порой возникают определенные сложности.

Например, перемещение сотрудников нужно отличать от перевода. Это важно, потому что при одном из этих кадровых мероприятий работодатель обязан отчитаться в СФР по форме ЕФС-1, а при другом – нет.

Перемещение и перевод работников: как отличить и когда нужно сдать ЕФС-1

Перевод работника – это изменение трудовых обязанностей сотрудника или условий трудового договора. Например, перевод на новую должность в той же фирме или переезд работника в другую местность вместе с работодателем.

Переводы бывают разные. И, как правило, перевод на другую работу допускается лишь с письменного согласия сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Однако есть исключительные случаи, когда согласие работника не требуется.

С перемещением работников дело обстоит иначе.

Перемещение работника – это «передвижение» работника на работу у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате.

Когда нужно сдать подраздел 1.1 ЕФС-1

Если условия трудового договора не меняются при перемещении работников, то сведения о трудовой деятельности подавать не нужно. Так разъяснил ОСФР по г. Москве и Московской области от 03.08.2023 № 16-08/10679.

При перемещении нужно быть осторожнее и изучить трудовой договор, так как по его условиям не всегда возможно перемещение. Соответственно, вносятся изменения, а это уже изменение условий трудового договора, по которому необходимо отчитаться в СФР.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ

Много вопросов связано с заполнением подраздела 1.1 при заключении договора ГПХ, по которому начало работы раньше или позже заключения самого договора.

Начало работы позже заключения договора 

Например, если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, то для мероприятия «Начало договора ГПХ»:

-      в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 05.02.2023;

-      в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата 01.02.2023.

Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»:

-      в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» – дата 31.03.2023;

-      в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата прекращения договора ГПХ – 31.03.2023.

Начало работы раньше заключения договора (2 ур)

Например, договор ГПХ заключен 13.03.2023, а дата начала работ – 20.02.2023.

В таком случае в графе 2 все равно указывается дата начала работ – 20.02.2023, а в графе 9 – дата заключения договора – 13.03.2023.

Сдать ЕФС-1 нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора, то есть 14.03.2023.

Договор без указания периода работы 

В случае, если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, нужно представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ – в соответствии с актом о выполненных работах.

Когда на самозанятого нужно подать подраздел 1.1 

Если самозанятый утрачивает право на применение НПД, то у организации-заказчика в отношении указанных лиц возникает обязанность по уплате страховых взносов.

Данное обстоятельство является существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физическим лицом, которое уже не является самозанятым, применяющим спецрежим.

При этом сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физическим лицом. Так разъяснил Минтруд России в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.

Как отменить или исправить поданные сведения 

Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой (иной) деятельности, нужно снова подать подраздел 1.1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте знак «X».

Если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, то необходимо сначала отменить ранее представленные сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Если изменилось наименование организации 

Если изменилось наименование организации, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» укажите «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» нужно отразить реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя. Аналогично подать сведения нужно, например, при смене ОАО на АО.

Какие разделы ЕФС-1 нужно ли сдавать по учредителю-директору

При приеме на работу директора сдается подраздел 1.1 формы ЕФС-1, как в отношении любого работника. Если с директором заключен трудовой договор или ГПД с уплатой взносов на травматизм, его ежеквартально включают в раздел 2 ЕФС-1.

Напомним, форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов.

Подраздел 1.1 (до 2023 г. – СЗВ-ТД) сдается на следующий день после приема и увольнения работника, подписания ГПД (п. 1.4 и п. 1.5 порядка, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п). Директор в данном случае считается таким же работником, как и все.

Раздел 2 (до 2023 г. – 4-ФСС) сдается ежеквартально. Если начислений нет, его нужно сдавать нулевым.

Подраздел 1.2 (до 2023 г. – СЗВ-СТАЖ) сдается раз в год по всем застрахованным по ОСС работникам, включая руководителя, являющегося единственным учредителем.

Сдавать ли подраздел 1.1. раздела 1 (прием и увольнение) 

Подраздел 1.1 до 2023 года назывался СЗВ-ТД. Этот отчет сдают по всем застрахованным лицам, включая директора, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о его приеме на работу директора либо приказа о вступлении в должность (п. 1.12 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 31.10.2022 № 245п).

Сдавать ли раздел 2 формы ЕФС-1 (по взносами на травматизм)

По взносам на травматизм в СФР ежеквартально сдается раздел 2 формы ЕФС-1. В нем отражают сведения по всем застрахованным лицам.

Статьей 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» определен круг лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию. Это:

-      работающие на основании трудового договора;

-      осужденные к лишению свободы и привлекаемые к труду страхователем;

-      выполняющие работу на основании ГПД, если с договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Таким образом, руководитель, который является единственным учредителем, признается застрахованным, если с ним заключен:

-      трудовой договор;

-      договор ГПХ с условием уплаты взносов на травматизм (это обязательное условие для производств с опасными и вредными условиями труда, дополнительное – для всех остальных организаций).

В итоге, если с руководителем-единственными учредителем заключен трудовой договор или ГПД с оплатой взносов на травматизм, его нужно включить в раздел 2 формы ЕФС-1, даже если ему не выплачивали зарплату в отчетном периоде. Разъяснения по этому вопросу вышли в письме СФР от 01.06.2023 № 29-20/88491.

Пример заполнения раздела 2 ЕФС-1 по взносам на травматизм
ООО «Пассив» занимается производством древесины, пропитанной или обработанной защитными или другими веществами (XIII класс профессионального риска).

	 СКЕ у компании нет.

	 Среднесписочная численность работников «Пассива» – 9 человек.

	 За I квартал 2023 года работникам организации были начислены выплаты в сумме 1 353 000 руб., в том числе в январе – 445 000 руб., в феврале – 478 000 руб., в марте – 430 000 руб.

	 Из них начислено государственных пособий и компенсационных выплат, на которые страховые взносы не начисляют:

	 -      в январе – 25 000 руб.;

	 -      в феврале – 23 000 руб.;

	 -      в марте – 5000 руб.

	 «Пассив» уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по тарифу 1,4%.

	 За последние три месяца отчетного периода страховые взносы были начислены в следующих размерах:

	 -      в январе – 5880 руб. (420 000 руб. × 1,4%);

	 -      в феврале – 6370 руб. (455 000 руб. × 1,4%);

	 -      в марте – 5950 руб. (425 000 руб. × 1,4%).
 

Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 «о стаже» 

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» сдают один раз в год все организации и ИП, которые нанимают работников по трудовым и гражданско-правовым договорам.

В этот отчет также нужно включать сведения о директоре, независимо от того, выплачивается ли ему зарплата.

Если директор уходит на пенсию, то в этом случае, даже если у компании нет вредных условий труда, нужно сдать сведения о стаже за текущий год по заявлению работника или запросу от СФР для назначения пенсии.

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».