Общий срок хранения документации в компании составляет пять лет. Потом бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Но не все так просто: сделать это нужно по установленным правилам.

Документацию фирма должна хранить не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Столько же нужно хранить всю бухгалтерскую отчетность. Пятилетний срок установлен законом для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Хранить необходимо также аудиторские заключения о ней (если проводилась аудиторская проверка) (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

НК РФ также требует хранить «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда они были оформлены.

На заметку Помимо разрешенных к уничтожению документов надо уничтожать все их копии.

Если истек срок хранения

Бумаги с истекшим сроком хранения можно утилизировать. При этом должна быть уверенность, что они больше не требуются и не потребуются в будущем.

Имейте в виду «Старые» документы будут нужны, если: 1) есть не до конца списанные, но еще списываемые убытки прошлых лет. Пока списание не завершится, все подтверждающие документы за годы, когда были получены убытки, нужно хранить; 2) прервался и начал заново течь срок исковой давности по не списанной в качестве безнадежной дебиторской задолженности.

До момента истечения срока исковой давности нужно хранить договоры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты сверки расчетов и т. д.

Документы на амортизируемое имущество могут понадобиться вплоть до окончания года, в котором это имущество будет списано или продано.

Имейте в виду Если амортизируемое имущество реализовано с убытком, документы нужны в течение всего срока, когда убыток включается в состав расходов.

Порядок действий должен быть таким.

Приказ директора о создании комиссии

На проведение утилизации требуется приказ (распоряжение) руководителя.

Руководитель утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению.

В комиссию включают квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов (юриста, главного бухгалтера, специалиста по делопроизводству и др.)

-      кассовые документы;

-      авансовые отчеты;

-      кассовая книга;

-      журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров;

-      банковские документы;

-      накладные по учету товарно-материальных ценностей;

-      доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

-      журнал учета доверенностей;

-      гарантийные письма;

-      главная книга.

После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передается на подписание руководителю организации.

Как уничтожать бумаги

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки и приступают к уничтожению. Это можно сделать любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

ВРЕЗ

На заметку Деньги, которые заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, нужно учесть в доходах и начислить НДС, если фирма является плательщиком налога.

КОНЕЦ ВРЕЗА

В завершение экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.

Как уничтожать документы при реорганизации

Юрлицо вправе участвовать в гражданском обороте исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК РФ).

В силу пункта 3 статьи 49 ГК РФ в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединенного юридического лица оно утрачивает правоспособность. То есть присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности, причем приказы об уничтожении документов – с учетом установленных сроков их хранения и уничтожения.

Обратите внимание Бумаги, относящиеся к году, в котором проведена реорганизация, уничтожать нельзя. Например, нельзя утилизировать документы 2023 года, если организация присоединилась к другой в этом же году.

Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации. До передачи документов нужно провести экспертизу их ценности, по результатам которой определяются документы, подлежащие:

-      уничтожению;

-      дальнейшему хранению (они оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику по описи).

Все документы присоединенного юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику (и включены в его архивный фонд). Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации.

Когда документы налогового учета хранят дольше пяти лет

Общая норма статьи 23 НК РФ: срок хранения налоговых документов составляет пяти лет. Но в совокупности с другими, специальными нормами НК РФ, этот срок может оказаться больше.

Общие правила хранения учетной документации 

Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 года № 237. Общий срок хранения – пять лет.

Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения.

Для хранения документов по налогам НК РФ предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок шесть лет, и в ряде случаев – четыре года.

Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать.

При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период – год, для НДС – квартал.

Документы, подтверждающие сумму убытка 

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета.

То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (пять лет). Так написано в письме Минфина России от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632.

Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК РФ. По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение пяти лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Пример. Сколько лет хранить документы по убытку
Бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50%.
 

Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Имейте в виду Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет как не подтвержденные документально при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год.

Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29.03.2011 по делу № А49-4451/2010.

Документы при списании безнадежного долга

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным.

Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы. Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.

Хранение счетов-фактур

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления – в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период.

Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – пять лет. Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. Разъяснения давал Минфин.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

 Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру № 200 от 02.07.2023.

	 Этот счет-фактура отражена в декларации за III квартал 2023 года. Значит, отсчет срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2023 года, составит пять лет и закончится 30 сентября 2028 года.
 

А когда срок хранения счета-фактуры продлевается? Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Вычеты НДС можно переносить в пределах трех лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг).

То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически восемь лет.

Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета
Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2023 года. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 02.07.2023. Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на один год. Значит, он будет заявлен только в декларации за III квартал 2024 года. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2024 года и закончится 30 сентября 2029 года.
 

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».