Совсем недавно минфиновцы высказались по поводу обложения НДФЛ и взносами возмещения работнику расходов по выбору места в самолете. Вместе с тем, этот вид «аэропортных» трат не самый значимый из тех, что может понести командированный. Лидер данного перечня – расходы на сами билеты. Нередко бухгалтеру приходится иметь дело и с издержками на такси (аэроэкспресс) в воздушную гавань, на VIP-зал, на парковку авто, дожидающегося улетевшего сотрудника, на упаковку багажа. У каждого вида расходов из перечисленных есть свои особенности. О них и поговорим.

Некоторые авиакомпании берут дополнительную плату за выбор места на борту самолета. Возмещение таких трат командированному работнику свободно от НДФЛ и страховых взносов. Но только если эти расходы документально подтверждены и значатся в ЛНА компании как затраты, связанные со служебными поездками. Именно так считают специалисты финансового ведомства. Они кивают на статью 168 Трудового кодекса, пункт 3 статьи 217 и пункт 2 статьи 422 главного налогового документа (письмо от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

Тайны авиабилетов

Теперь что касается самих билетов на самолет. Фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно свободны от НДФЛ и взносов (ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), а также уменьшают облагаемую прибыль компании (подп. 12 п. 1 ст. 264, ст. 252 Кодекса).

Пусть специалист приложит к авансовому отчету авиабилет – и нет проблем. Если же приобретен весьма популярный нынче электронный билет, все чуть сложнее. Тогда понадобится распечатка маршрут/квитанции, где указана стоимость перелета, и подтверждающий его посадочный талон со штампом о досмотре. Но иногда подобного штампа может не быть. В таком случае получите от авиаперевозчика или его представителя справку с информацией о полете. Она сослужит добрую службу и при утере посадочного талона. Однако случается, что нет ни талона, ни справки. Тогда минфиновцы не против иных бумаг, напрямую или косвенно подтверждающих факт использования авиабилетов (письма от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040). Предположим, приказа о командировке, отчета о выполненной работе и др. Правда, раньше финансисты были настроены жестче, считая, что, если нет посадочного талона или справки, расходы на перелет не учтешь (письмо от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296). Так что небольшие риски есть.

Если все эти бумаги в порядке, никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется (письмо ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897).

Отражение расходов на перелет в налоговом учете позволяет принять к вычету НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ). Для этого понадобится авиабилет, где налог значится отдельной строкой, либо распечатка маршрут/квитанции электронного билета с выделенной суммой НДС (письма ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565 и Минфина России от 11.09.2018 № 03-07-09/64798, от 11.09.2018 № 03-07-07/64805, от 07.09.2018 № 03-07-11/63996).

Если авиабилеты оформлены на иностранном языке, их лучше перевести на русский. Тогда с учетом затрат и НДС-вычетом проблем точно не будет. Перевод может сделать профессионал или свой работник, на которого возложена эта миссия (письма Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801 и от 24.03.2010 № 03-03-07/6, Постановление АС Дальневосточного округа от 20.10.2014 № Ф03-4540/2014).

Теперь предположим, что работник опоздал на самолет. Если он в этом не виноват (а причина, например, в траффике), эксперты рекомендуют возместить «физику» стоимость и старого (пропавшего), и нового билета. В случае же вины сотрудника с него можно взыскать деньги за билет на пропущенный рейс. Правда, удержать их из зарплаты не получится (ст. 137 ТК РФ). Если работник не отдаст деньги добровольно, идите в суд. Кроме того, нерадивому специалисту грозит дисциплинарная ответственность. И еще: стоимость неиспользованного авиабилета не облагается НДФЛ, страховыми взносами и включается в «прибыльные» расходы (ст. 41 НК РФ, постановления АС Поволжского округа от 30.01.2017 № Ф06-17074/2016 и АС Северо-Кавказского округа от 22.11.2016 № Ф08-8691/2016, письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338). Правда, не исключено, что контролеров подобная точка зрения не устроит.

Ждать ли проблем от такси?

Компания вправе учесть затраты на такси, на котором сотрудник ехал в аэропорт или из него (как в пункте отправления, так и в пункте назначения). При условии экономической обоснованности их отражают в составе командировочных расходов. Ну и не забудьте про документальное подтверждение – пусть сотрудник получит от водителя кассовый чек либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, содержащую установленные реквизиты (письма Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901 и от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). Так что при заказе такси через популярные нынче онлайн-сервисы надо сразу уточнить, что понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Компания может заключить и прямой договор с таксопарком, предусмотрев в нем обязательную выдачу водителем сотруднику фирмы чека ККТ или квитанции. Правда, тут надо учитывать древнюю позицию финансистов, что расходы на трансфер сотрудников в аэропорт машинами спецорганизации (например, транспортно-экспедиторской компании) на основании договора фирме принять не удастся (письмо от 26.05.2004 № 04-02-05/4/14). Так что определенные риски у этого варианта есть.

Указанные бумаги пригодятся и в НДФЛ-целях. При их наличии компенсация командированному расходов на такси свободна от налога на доходы (см. письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина от 27.11.2013 № 03-04-05/51373 и от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549). Согласны с этим и арбитры (см. постановления ФАС Московского округа от 04.04.2013 № А40-51503/12-90-279 и Северо-Западного округа от 15.12.2008 № А05-2964/2008).

Страховые взносы в рассматриваемой ситуации также платить не придется (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 7 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19).

Из разъяснений и вердиктов напрашивается вывод, что в данном случае ни расположение аэропорта (за городом или в его пределах), ни время поездки (дневное либо ночное) на налогообложение не влияют.

Порядок и нормы возмещения затрат командированного на такси компании следует установить в локальном нормативном акте. Целесообразность же использования именно этого вида транспорта работнику желательно указать в объяснительной записке (отсутствие общественного транспорта, наличие ценного груза и др.). Кстати, причины для заказа такси в аэропорт (из него) можно сразу закрепить в ЛНА, ознакомив с ними сотрудника.

Если сотрудник добирается до аэропорта (едет из него) транспортом общего пользования, эти траты фирма ему возмещает (п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Аэроэкспресс, как и обычная электричка, является таковым (п. 1 ст. 789 ГК РФ). Следовательно, при наличии билетов никаких налоговых проблем возникнуть не должно. Свидетельство тому – Постановление Шестого ААС от 16.05.2013 № 06АП-1761/2013. Правда, вычесть НДС по такому билету не удастся. Ведь услуги пригородных электричек, в том числе и аэроэкспресса, облагаются по нулевой ставке (подп. 9.2 п. 1 ст. 164 НК РФ). А значит, «входной» налог по ним отсутствует.

Авто осталось в аэропорту…

Порой работники, направленные в служебную поездку, добираются до аэропорта на личном авто, оставляя его там на платной стоянке. По возвращении «физик» представляет в бухгалтерию документ (как правило, чек) на оплату нескольких суток парковки, и фирма ему эти траты возмещает. Что с налогами?

По мнению финансистов, на суммы оплаты организацией стоимости парковки машины командированного положения пункта 3 статьи 217 НК РФ не распространяются. А значит, здравствуй, НДФЛ (письмо от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Так же считают и некоторые арбитры (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.05.2006 № А21-9905/2005). Однако с данной позицией можно поспорить. Ведь парковка вызвана служебной необходимостью, и у сотрудника экономической выгоды явно не возникает. Работодатель же вправе возмещать любые издержки, которые с его ведома понес командированный. Возможно, судей подобные доводы убедят. Прецеденты есть (Постановление Семнадцатого ААС от 20.04.2009 № 17АП-2247/2009-АК).

Что касается страховых взносов, то уйти от них будет сложно. Ревизоры наверняка увидят здесь трудовую выплату, не входящую в перечень необлагаемых командировочных расходов (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

На наш взгляд, подобные издержки можно отразить в налоговом учете. Однако для этого понадобится отчет сотрудника с объяснением целесообразности использования авто (например, оплатить его парковку дешевле, чем услуги такси в ночное время), а также кассовый чек или БСО (подп. 12 п. 1 ст. 264, ст. 252 НК РФ).

Как мы видим, данный вариант с налоговой точки зрения гораздо проблематичнее использования такси. Так что рекомендуем по возможности прибегать к услугам «зеленоглазого» помощника.

VIP-зал – не роскошь, а необходимость

Если сотрудник воспользуется в аэропорту залом повышенной комфортности, проблем у фирмы возникнуть не должно. Однако только если есть ЛНА, подтверждающий право работников на получение компенсации по оплате услуг VIP-зала, и доказательства того, что он требовался для работы, а не для удовлетворения личных потребностей физлица. Не обойтись и без «первички» (чеков, квитанций). Тогда подобные расходы уменьшат облагаемую прибыль компании (см. письмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545, доведенное до сведения письмом ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, и Постановление ФАС Московского округа от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2, поддержанное высшими арбитрами) и не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.04.2013 № А42-7726/2011).

От страховых взносов в большинстве случаев также удается отбиться (определения ВС РФ от 09.03.2017 № 301-КГ17-254 и от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829, Постановление АС Волго-Вятского округа от 31.03.2017 № Ф01-766/2017). Правда, случаются и неудачи. Связаны они обычно с невыполнением одного либо нескольких из перечисленных условий. Наглядный пример – Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.02.2016 № Ф04-28919/2015. С локальным актом и целесообразностью затрат у фирмы возникла заминка.

Как правило, VIP-залом пользуются директоры компаний, те или иные руководители. Именно им требуется особый комфорт для решения текущих вопросов и оперативного управления, дополнительные средства связи, возможность вести переговоры во время ожидания рейса, сохраняя коммерческую тайну, и т.д. Необходимость присутствия в бизнес-зале обычных работников обосновать будет гораздо сложнее.

Как сберечь и багаж, и налоги

Обернуть багаж стретч-пленкой совсем не дешево. Для работодателя главное, чтобы багаж упаковывался с целью сохранности именно его имущества, возмещение сотруднику данных расходов было закреплено в ЛНА и имелась необходимая «первичка». Тогда НДФЛ и страховых взносов удастся избежать (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2013 № А27-19460/2012 и ФАС Дальневосточного округа от 16.06.2014 № Ф03-1879/2014, Решение АС Кемеровской области от 12.02.2013 № А27-19460/2012).

При выполнении данных условий такие издержки можно принять и в «прибыльных» целях (оправданность затрат налицо – обеспечение должной сохранности имущества фирмы). Если, конечно, руководитель утвердит авансовый отчет специалиста (письмо Минфина России от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238).

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

Полный доступ для подписчиков журнала
Продлите подписку и продолжайте читайте журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.

Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтерия», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».