Иногда, пока расходы сотрудника на такси налоговикам обоснуешь, семь потов сойдет. А тут нате пожалуйста – на каршеринг разрешили. Не иначе, подвох какой… Давайте разбираться.

Если работник в командировке пользовался арендованным автомобилем, расходы можно учесть в прочих расходах (письмо УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687) Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения. Какими документами обзавестись компании, прежде чем разрешить сотрудникам пользоваться каршерингом?

Каршеринг — это краткосрочная аренда автомобиля. Заключить договор с каршеринговой компанией могут и сотрудник, и организация. Если машину арендует сотрудник, он оплачивает поездку со своей банковской карты. А компания решает, компенсировать такие расходы или нет.

В случае если директор против того, чтобы сотрудники пользовались каршерингом, напишите об этом в локальном акте, например в положении или приказе. Тогда не придется спорить с сотрудниками о расходах на проезд. Ведь, согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе не компенсировать расходы, если сотрудник потратился в интересах компании без ее согласия.