Компании, которая собирается перейти на электронный документооборот, нужно определиться, какие электронные подписи ей необходимы и в каких случаях она будет их применять. Определяться придется, учитывая, в первую очередь, требования законодательства. Ведь, если к примеру, подписать счет-фактуру, простой ЭП, она не может служить документом, подтверждающим вычеты по НДС.

Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Различаются они степенью надежности и сложностью получения (см. таблицу 1).

Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.