Для оплаты отпускных работникам организация может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого резерва не обязательно.
Если отпускные начисляют работнику за текущий месяц, то их сумму учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70
– начислены отпускные работникам.
Если отпускные начисляют за тот месяц, который еще не наступил, то их сумму учитывают в составе расходов будущих периодов:
Дебет 97 Кредит 70 (69-1, 69-2, 69-3)
– сумма отпускных учтена в составе расходов будущих периодов (начислены страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суммы отпускных).
При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумму (в том числе взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и страховые взносы) включают в состав расходов по обычным видам деятельности:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 97
– затраты на выплату отпускных (в том числе взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и страховые взносы) учтены в составе расходов по обычным видам деятельности.
Отпускные частично могут начислять за текущий месяц, а частично за месяц, который еще не наступил (например, отпускные начисляют 15 октября работнику, уходящему в отпуск с 18 октября по 15 ноября).
Как действовать в этой ситуации, покажет пример.
Пример
Мастеру сборочного цеха ООО «Пассив» Иванову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 24 апреля 2012 года. В расчетный период включают апрель–декабрь 2011 г. и январь–март 2012 г.
Отпуск предоставляется на 28 календарных дней, из них 7 дней – в апреле, а 21 день – в мае. Месячный оклад Иванова – 10000 руб.
Сумма выплат Иванову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит 120 000 руб. (12 х 8000).
Средний дневной заработок Иванова составит 340 руб. (120 000 : 12 : 29,4).
Бухгалтеру «Пассива» необходимо начислить отпускные в сумме 9520 руб. (340 руб. х 28 календ. дн.).
Сумма отпускных за апрель составит 2380 руб. (340 руб. х 7 дн.).
Сумма отпускных за май составит 7140 руб. (340 руб. х 21 дн.).
Чтобы упростить пример, предположим, что Иванов не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц. Кроме этого, не будем учитывать начисление страховых взносов во внебюджетные фонды. Бухгалтер «Пассива» должен сделать следующие проводки:
в апреле
Дебет 20 Кредит 70
– 2380 руб. – начислены отпускные Иванову за апрель;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 309 руб. (2380 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 70
– 7140 руб. – начислены отпускные Иванову за май;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 928 руб. (7140 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 70 Кредит 50-1
– 6627,7 руб. (2380 – 309 + 7140 – 928) – выплачены из кассы отпускные;
в конце мая
Дебет 20 Кредит 97
– 8283 руб. (5714 + 177,13 + 1485,64) – затраты на выплату отпускных за май включены в расходы по обычным видам деятельности.