Ответы экспертов. Отчетность

«Путевой лист» на личный автомобиль

Вопрос

Мы выплачиваем работникам компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размерах, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02. 2002 № 92. Какие оправдательные документы необходимо оформить?

Ответ

Данная ситуация связана с признанием расходов на выплаты компенсации в целях налогообложения прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и с освобождением этих выплат от налогообложения НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).

С позиций трудового законодательства речь идет о возмещении расходов при использовании личного имущества работника (ст. 188 ТК РФ). Как правило, условие об использовании работником личного автомобиля, режим такого использования и порядок определения размера соответствующей компенсации включают в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Между тем размер компенсации должен быть экономически обоснован. Ведь речь идет о возмещении расходов, фактически понесенных работником. А если компенсация установлена в твердой сумме, то ей должен отвечать и строго лимитированный «объем» использования автомобиля. Дело в том, что выплаты, произведенные сверх расходов работника, создадут у него доход, облагаемый НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). А недоплата со стороны работодателя свидетельствует о безвозмездном пользовании имуществом работника, которое порождает внереализационный доход по налогу на прибыль (п. 16 ст. 265 НК РФ).

Таким образом, компенсация за использование работником личного автомобиля требует ежемесячной калькуляции. Служебная поездка должна соответствовать трудовой функции работника. При этом придется вести учет израсходованного топлива. В итоге без подобия путевого листа не обойтись. Реквизиты такого первичного документа, включая его наименование, компания устанавливает самостоятельно (ч. ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»; п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). 


Вернуться назад