Бытовая техника в офисе: обосновываем расходы

Бытовая техника в офисе: обосновываем расходы


Чаще всего инспекции отказывают в принятии расходов на бытовую технику на том основании, что они никак не связаны с производственным процессом предприятия. И действительно, если предприятие для своих работников приобретает, к примеру, винный шкаф (есть, оказывается и такое оборудование), то обосновать экономическую оправданность будет проблематично. Совсем другое дело, если обоснованность расходов можно подтвердить требованиями законодательства.

Человеческий организм довольно прихотлив. Нам нужна вода, еда, должно быть не слишком жарко и не слишком холодно. Развитие науки и техники позволило обеспечить человечеству комфортные условия жизни. Появилось множество бытовых и вспомогательных приборов, которые поддерживают нормальные условия существования. Это кофемашины, элетронагреватели, печи СВЧ, кондиционеры… Список можно продолжать довольно долго. Не удивительно, что данные приборы массово появились и в наших офисах, что в свою очередь повышает актуальность учета данных расходов для целей налогообложения.

В статье 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются затраты документально подтвержденные и экономически обоснованные.

Как же подтвердить обоснованность рассматриваемых расходов, какие документы должны присутствовать для подтверждения производственного назначения осуществленных трат?

Экономическое обоснование приобретения кухонной бытовой техники

Чтобы полноценно выполнять свою работу всем нам, помимо всего прочего, необходимо и нормально питаться. Статья 163 Трудового кодекса РФ как раз и требует от работодателя обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки.

Однако нормы данной статьи в отношении рассматриваемого вопроса очень неконкретны. У каждого может быть свое понимание того, что считать нормальными условиями. Следовательно, необходим дальнейший анализ норм законодательства и выделение конкретных его требований.

Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ определяет, что расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, включаются в прочие расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

То есть мало того, что Налоговый кодекса РФ ясно указывает о необходимости принятия подобных затрат в целях расчета налога на прибыль, так еще и конкретизирует, что речь идет о мероприятиях, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии со статьей 223 Трудового кодекса РФ обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В этих целях в организации по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки; создаются санитарные посты с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи; устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и другое.

К сожалению, из процитированных норм также трудно получить полноценное понимание о составе подобных расходов.

Обратимся к другому нормативному акту. Норма пункта 1 статьи 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» устанавливает, что условия труда, рабочее место и трудовой процесс не должны оказывать вредное воздействие на человека. Требования к обеспечению безопасных для человека условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Актуально

Расходы на приобретение чистой питьевой воды и кулеров являются расходами на обеспечение нормальных условий труда. Следовательно, такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли в составе прочих расходов на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, следует из письма Минфина России от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286.

Значит, организация и может и должна учитывать действующие на территории России санитарные правила, а также иные нормативы, содержащие соответствующие требования.

К примеру, если обратиться к СП 44.13330.2011. Свод правил. Административные и бытовые здания. Актуализированная редакция СНиП 2.09.04-87, то узнаем, что при численности работающих в смену менее 30 человек вместо столовой-раздаточной допускается предусматривать комнату приема пищи. Комната приема пищи должна быть оборудована умывальником, стационарным кипятильником, электрической плитой, холодильником.

В других нормативных актах могут встретиться и иные установки, которые в силу своей специфики должна реализовать компания.

Мы выяснили, что законодательство напрямую требует от работодателей оборудовать, в частности, помещение для приема пищи, требует в ряде случаев наличия определенной бытовой техники. Значит ли это, что приобретение иных, непоименованных приборов будет необоснованно? Совершенно нет.

Как вы видите, требования нормативных документов однотипны в том, что организация обязана обеспечить нормальные условия труда. А вот конкретные механизмы этого обеспечения в итоге могут зависеть от конкретной организации и специфики ее деятельности. И в этом случае задачей организации становится подтверждение экономической необходимости приобретения конкретной бытовой техники в конкретной ситуации.

Нужно учесть и судебную практику. Приведем ряд довольно старых решений арбитров, который можно воспринимать в качестве своеобразных точек отсчета, от которых стала развиваться положительная для компаний судебная практика по признанию расходов на конкретную бытовую технику.

Например, ФАС Северо-Западного округа от 26.12.2005 года № А44-2051/2005-9, рассматривая предприятие, в котором производственный процесс длится непрерывно (круглосуточно) и правилами внутреннего распорядка которого у ряда работников не предусмотрены перерывы на обед, указал, что в такой ситуации организация обязана предоставить возможность приема пищи и отдыха на рабочем месте.

ФАС Поволжского округа в постановлении от 28.10.2008 по делу № А55-865/08 признал расходы на приобретение холодильника и микроволновой печи правомерными, как необходимые для оборудования комнаты для приема.

ФАС Московского округа в постановлении от 27.03.2008 № КА-А40/2214-08 по делу № А40-42333/07-109-150 указал, что затраты на приобретение бытовой техники (холодильника, соковыжималки, мини-кухни, кофеварки и др.) произведены для обеспечения нормального режима рабочего дня и связаны с выполнением возложенных на работодателя обязанностей, что способствует достижению конечной цели деятельности организации - получению дохода.

ВАС РФ в определении от 27.07.2007 № 9080/07 по делу № А27-11993/2006-2 пришел к выводу, что расходы на приобретение холодильников, чайников, микроволновых печей, морозильной камеры, электроплиты, стола обеденного, телевизора и других объектов связаны с обустройством комнат для обеда и отдыха и необходимы для организации нормальных условий труда работников, то есть являются экономически обоснованными и направленными на получение дохода.

И не беда, если у организации нет возможности выделить для приема пищи отдельное помещение.

Использование основных средств - холодильников, установленных в отделах административно-управленческого аппарата заводоуправления, можно квалифицировать как использование основных средств для целей управления организацией и для обеспечения нормальных условий труда (подп. 18 и подп 7 п. 1 ст. 264 НК РФ), так как в соответствии со статьями 108, 223 Трудового кодекса РФ на работодателя возложена обязанность по обеспечению работникам возможности приема пищи в рабочее время на рабочем месте или в оборудованных для этого местах (постановление ФАС Центрального округа от 12.01.2006 № А62-817/2005).

Признаки экономической оправданности расходов не ограничены. В частности, обоснованием организации комнаты по приему пищи может стать и отсутствие поблизости от предприятия пунктов общественного питания.

Когда столовая и комната приема пищи для работников организации, не являющиеся объектами обслуживающих производств и хозяйств на основании статьи 275.1 Налогового кодекса РФ, оборудованы в соответствии с требованиями трудового законодательства, затраты на их содержание налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 14.07. 2011 № 03-03-06/2/112).

Вместе с тем стоит обратить внимание на постановление АС Уральского округа от 02.02.2018 № Ф09-8770/17, где суд отказал компании в праве списать в расходы затраты на моющие средства, сославшись на отсутствие предметов, которые ими можно помыть (кастрюль и тарелок).

Экономическое обоснование приобретения прочей бытовой техники

Необходимость приобретения каждого вида бытовых приборов требует своего анализа. Помимо кухонной бытовой техники на практике компании приобретают кондиционеры, телевизоры, пылесосы, кулеры, шторы и многое другое. Рассмотрим особенности влияния на налогообложение этих затрат.

 Кондиционеры

Проверяющие не против принять к учету (опять же при наличии экономического обоснования) и расходы на приобретение кондиционеров.

Так, в Письме УМНС РФ по г. Москве от 16.05.2003 № 26-12/26601 говорится о том, что для целей налогообложения прибыли могут быть учтены расходы по приобретению кондиционеров, в случае если указанные предметы служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности.

В частности, санитарные нормы для работы с компьютерами - СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным элетронно-вычислительным машинам и организации работы», утвержденные Постановлением Минздрава России и Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 определяют, что помещение, где работают персональные компьютеры, следует проветривать каждый час (п. 4.4).

А в настоящее время практически в любой организации почти в каждом помещении работают персональные компьютеры.

В то же время установку кондиционера в помещении, где имеются открывающиеся окна, трудно обосновывать вышеназванными санитарными нормами.

Если же речь идет о помещении, где расположена копировально-множительная техника, то можно обратиться к п. 5.1 СанПиН 2.2.2.1332-03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике», утвержденным Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.05.2003 № 107. В соответствии с этими требованиями помещения копировально-множительного производства оборудуются системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в соответствии с требованиями действующих нормативных документов и рассматриваемых Санитарных правил.

Получается, если в помещении находится копировально-множительная техника, то установка кондиционера будет обоснованной.

Но как быть, если кондиционеры приобретаются, чтобы улучшить условия труда своих работников и сделать так, чтобы в жаркую пору в офисе была приятная прохлада, а в холодное время года работники не мерзли?

Налоговики требуют наличия неких доказательств того, что данные расходы обоснованы. По их мнению должны быть подтверждения того, что температурные условия в конкретном помещении не соответствуют установленным санитарно-гигиеническим нормам.

Так, нормы СанПиН 2.2.4.548-96, утвержденные Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 № 21 содержат таблицу оптимальных величин показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях.

При этом приведенные оптимальные микроклиматические условия установлены по критериям оптимального теплового и функционального состояния человека. Они обеспечивают общее и локальное ощущение теплового комфорта в течение 8-часовой рабочей смены при минимальном напряжении механизмов терморегуляции, не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах.

Таким образом, если параметры микроклимата в производственных помещениях отличаются (выходят) за границы оптимальных величин, приведенных в таблице, то организация не только имеет право, а просто обязана принять меры по улучшению показателей микроклимата.

Первоначально необходимо доказать, что оптимальные условия нарушены. А процесс доказывания проходит через определенные замеры, тестирование, обследование.

И в большинстве случаев любой человек с улицы не будет обладать достаточной квалификацией, чтобы дать соответствующее заключение. Вот почему ранее часто налоговые инспектора требовали наличия заключений специализированных организаций.

Признаем, что сейчас их отношение к налогоплательщикам и данному виду расходов более лояльное. И не обязательно, чтобы такое заключение было получено именно от специализированной организации, однако и просто во внутренних документах написать, что кондиционер приобретается в связи с тем, что в помещении жарко, тоже нельзя. Нужно привести эти самые необходимые замеры.

Чтобы результаты обследования имели доказательную силу, их необходимо соответствующим образом оформить. То есть необходимо составить соответствующий акт или протокол, который должны подписать лица, ответственные за проведение подобных обследований. Большую доказательную силу будут иметь замеры, сделанные на протяжении определенного периода времени. Неплохо было бы, если бы соответствующий протокол подписали представители независимой организации. При таком подходе у проверяющих не будет оснований отказать в учете данных затрат.

Обосновываем необходимость замеров

В целях обоснования установки кондиционеров в офисных помещениях в ООО «Константе» летом в течении недели ежедневно проводились замеры температуры воздуха в помещениях. Конечные результаты замеров, подтверждающие превышение допустимой температуры, были оформлены в виде акта, который подписала комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Чтобы избежать обвинений со стороны налоговых органов в подтасовке данных в комиссию было включено два независимых представителя – аудитор Колосов Ю.А. и начальник отдела кадров сторонней организации ООО «Соседи» Колов М.П. На этом основании был выпущен приказ о приобретении и установки необходимого количества кондиционеров.

 А суды зачастую подтверждают право организаций на монтаж кондиционеров в офисных помещениях для обеспечения нормальных условий труда сотрудников и без наличия такой системы доказательств (постановление ФАС Уральского округа от 13.11.2007 № Ф09-9231/07-С3).

В постановлении ФАС Московского округа от 18.12.2007 № КА-А40/13151-07 по делу № А40-192/07-4-2 было вообще указано, что работодатель самостоятельно определяет экономическую целесообразность своих затрат по обеспечению условий труда работников, и налоговым органом не ставится под сомнение соблюдение заявителем установленных налоговым законодательством ограничений по включению затрат по улучшению условий и охраны труда в состав налоговых расходов, уменьшающих доходы.

Правда, полностью полагаться на такую лояльность и действовать на авось все же не стоит. Наличие дополнительного доказательного комплекта документов существенно укрепит позицию организации.

Кулеры

Вода из централизованной системы водоснабжения уже давно не устраивает потребителей по своим вкусовым и прочим качествам.    

И налоговые органы не против принятия расходов на приобретение кулеров… при наличии справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей организации-арендодателю, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и опасности ее использования в качестве питьевой воды. Об этом говорится в Письме УФНС РФ по г. Москве от 30.01.2009 № 19-12/007411

Однако, в другом письме от 31.07.2012 № 16-15/069091@ московские налоговики не столь категоричны и не настаивают на каком-либо подтверждении. Более того, основываясь на письме Минфина России от 25.05.2012 № 03-03-06/1/274 они указывают, что пунктом 18 приказа Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н установлено, что одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой.

Таким образом, они не возражают против таких расходов.

 В Письме УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 № 16-15/099193@ излагается аналогичная позиция и добавляется комментарий, что наличие в трудовых договорах обязанности работодателя по обеспечению работников бутилированной водой не является существенным условием для учета организацией расходов на ее приобретение для целей налогообложения прибыли. Как следует из текста письма, налоговики имели в виду, что обязанность по приобретению кулеров не обязательно прописывать в трудовых договорах.

Изменилась и позиция Минфина по этому вопросу. Если раньше финансисты тоже требовали справку о непригодности воды, то в последнем, достаточно «свежем» письме они этого не требуют, соглашаясь считать подобные расходы экономически оправданными (письмо Минфина России от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286). Впрочем, скорректировали они свое мнение уже довольно давно (письма Минфина России от 16.11.2015 № 03-03-06/1/65965, от 10.08.2012 № 03-03-06/1/402 и др.).

ФАС Поволжского округа в постановлении от 20.03.2008 по делу № А55-9669/07-3, ФАС Московского округа в постановлении от 13.08.2008 № КА-А40/7595-08 по делу № А40-67028/07-127-395 указали, что затраты на приобретение даже не кулеров, а самой воды являются составной частью расходов на обеспечение нормальных условий труда, а в налоговом законодательстве не содержится требования представить документ о качестве водопроводной воды. Аналогичный вывод сделал и ФАС Московского округа в постановлении от 05.05.2009 № КА-А40/3335-09 по делу № А40-47054/08-108-151, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 31.01.2007 № Ф04-9283/2006(30504-А45-33) по делу № А45-4392/2006-39/245.

Однако такую лояльность судьи демонстрируют не всегда. Есть пример и судебного решения, в котором суд признал необоснованными расходы на приобретение питьевой воды и оплату вспомогательного оборудования для ее потребления при наличии централизованного водоснабжения (постановление ФАС Уральского округа от 05.09.2006 № Ф09-7846/06-С7 по делу № А60-41504/05).

Но это скорее исключение из правил. Ради справедливости стоит заметить, что проверяющие все же понемногу отходят от формального подхода к оценке расходов в данном вопросе.

Инвентарь для уборки помещений

 В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2006 по делу № А56-7747/2005 суд пришел к выводу, что пылесосы необходимы для поддержания чистоты в помещениях, то есть указанное имущество способствует обеспечению нормальных условий труда.

Девятый арбитражный апелляционный суд от 28.12.2010 № 09АП-30496/2010-АК по делу № А40-36395/10-107-192 отклонил довод налогового органа о правомерности включения в состав расходов только затрат на приобретение товаров, связанных с выполнением работниками производственных функций, поскольку перечень видов обеспечения работников «нормальными условиями труда» приведенный в статье 163 Трудового кодекса РФ не является закрытым и с учетом положений статьи 223 Трудового кодекса РФ товары, которые приобрел налогоплательщик необходимы не для личного использования работниками вне рабочего времени, а для обеспечения соответствующих требованиям законодательства об охране и безопасности труда работников предметами первой необходимости.

Телевизоры, DVD и видеопроигрыватели, музыкальные центры

С перечисленными приборами ситуация посложнее. Ведь по ним труднее обосновать, что они необходимы для поддержания нормальных условий труда.

Поэтому мнение финансистов и налоговиков в отношении подобного инвентаря не очень лояльное.

В письмах от 04.09.2006 № 03-03-04/2/199, от 17.01.2006 № 03-03-04/2/9 Минфин России возражает против возможности принятия подобных расходов в налоговом учете.

Но суды с таким подходом не согласны. Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 № А55-4941/2008 отнесение страховой организацией в расходы по налогу на прибыль сумм начисленной амортизации по приобретенному телевизору было признано правомерным, поскольку он служит для создания благоприятного имиджа организации, для внешних посетителей, обеспечения нормального рабочего процесса, использовался для просмотра записей и цифровых фотографий страховых случаев.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 27.04.2007 по делу № А55-11750/06-3 была подтверждена обоснованность приобретения телевизора, видеомагнитофона и музыкального центра для снятия психофизиологических нагрузок работников.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 28.08.2008 № А55-18124/07 суд посчитал, что данное имущество находится в помещении службы безопасности и используется для обеспечения сохранности материальных ценностей налогоплательщика, следовательно, используется для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждает экономическую обоснованность расходов на ее приобретение.

В постановлении ФАС Дальневосточного округа от 30.07.2008 № Ф03-А59/08-2/2797 по делу № А59-373/08-С15,  постановлении ФАС Московского округа от 25.12.2006, 27.12.2006 № КА-А40/12681-06 и многих других судьи пришли к выводу, что расходы на приобретение телевизора обусловлены необходимостью организации нормальных условий труда работников.

На заметку

АС Уральского округа в постановлении от 02.02.2018 № Ф09-8770/17 отказал компании в праве списать в расходы затраты на средства для посудомоечной и стиральной машин, сославшись на отсутствие данной техники в офисе компании и вообще специально оборудованной комнаты для приема пищи.

Бытовые приборы могут использоваться и не только для улучшения условий труда. Нередки случаи, когда подобные ТМЦ используются в производственном процессе. Например, видеостудия оказывает услуги по профессиональной сьемке. И телевизор может быть нужен для оценки качества работ, анализа все деталей. В таком случае, чтобы если не избежать споров, то хотя бы укрепить вою позицию, необходимость приобретения подобных приборов лучше описать в локальных нормативных актах, описав как необходимый элемент технологического процесса.

Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 21.07.2008 по делу № А56-18812/2006 указал, что музыкальный центр и искусственная ель были приобретены в целях налогоплательщиком в целях обеспечения деятельности своего структурного подразделения - оздоровительного комплекса.

Принятие расходов на приобретение бытовой техники при УСН

А какова ситуация с рассматриваемыми расходами для тех налогоплательщиков, что применяют УСН?

Не важно, применяет ли организация упрощенную систему налогообложения (УСН) или работает на ОСНО (общая система налогообложения), но в обоих случаях необходимо выполнять общие нормы статьи 252 Налогового кодекса РФ. Об этом говорит пункт 2 статьи 346.16 главы 26.2 «Упрощенная система налогообложения» Налогового кодекса РФ.

Однако все мы знаем, что у «упрощенцев», имеющих объект налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, особый перечень принимаемых расходов. И даже если траты экономически обоснованы, то это еще может ничего не значить.

Ряд специалистов налоговых органов в общем-то обоснованно указывают, что в перечне затрат, учитываемых при УСН (п.1 ст.346.16 НК РФ), расходы на обеспечение нормальных условий труда напрямую не указаны. Именно поэтому, дескать, они не уменьшат налоговую базу вашей организации.

Вывод верный, но по нашему мнению… неполный. Нормы Налогового кодекса РФ определяют возможность принятия к учету основных средств и материальных расходов (подп. 1,5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

К примеру, компьютер также напрямую не поименован в статье 346.16 Налогового кодекса РФ, но споров относительно принятия его к учету в составе основных средств или материальных расходов не возникает.

Почему же иной должна быть ситуация, условно, с холодильником? Оба предмета участвуют в производственном процессе, просто каждый по-своему. Поэтому, на наш взгляд, эти расходы можно принять при исчислении единого налога. Хотя спорность данной позиции очевидна.

Документальное оформление экономической необходимости приобретения бытовой техники

Перечень мероприятий, проведение которых обеспечивает нормальные условия труда в конкретной организации, следует закрепить в локальном нормативном документе. Это может быть, к примеру, приказ или распоряжение руководителя, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и технике безопасности. 

Конечно, издание приказа само по себе не сделает расходы экономически обоснованными и бесспорными, однако, наличие подобной документации позволит иметь предприятию более устойчивую доказательную позицию. И это не говоря о том, что локальные акты по охране труда и техники безопасности должны быть в компании сами по себе, без привязки к налоговому законодательству. Поэтому, решая один вопрос, например, подготавливая документацию по охране труда, целесообразно учесть и другие стороны хозяйственной деятельности, действуя, так сказать, в комплексе.

Не лишним будет включить подобные нормы в трудовой (коллективный) договор.

Могут помочь обосновать свою позицию и служебные записки, докладные работников и начальников подразделений, в которых содержаться мотивированные просьбы по обеспечению конкретных условий труда.

Обратите внимание, отстоять свою правоту чаще всего помогает не какой-то один конкретный документ, на практике этакий козырь в рукаве существует редко, а комплект взаимосвязанных документов.

 И, конечно, на такие объекты должны иметься документы (накладные, товарные чеки, акты приема-передачи и т.д.), подтверждающие произведенные расходы.

 Но нужно помнить, что без надлежащей экономической обоснованности эти расходы не смогут быть приняты к налоговому учету контролирующими органами в любом случае, несмотря на любое обилие локальных актов, в которых бы о них говорилось. Ведь, если в трудовом договоре будет прописано, что для обеспечения нормальных условий труда работникам компании необходимо установить джакузи с солярием и массажными приспособлениями, то множество вопросов со стороны проверяющих в отношении экономической оправданности таких расходов гарантировано.

Карина Кислова, главный бухгалтер ООО «РОст кадстар»





Смотрите в бераторе по этой теме: